Organisation, c’est le maître mot pour réussir haut la main un séminaire. Nécessitant de minutieux préparatifs en amont, cet événement doit aussi apporter des retombées positives en aval, d’où l’importance de ne rien laisser au hasard au moment de la mise en place.
Une préparation minutieuse, gage de succès
Besoin d’améliorer les process collaboratifs internes, de résoudre une thématique, de faire émerger de nouvelles idées ou d’améliorer le positionnement de l’entreprise par rapport à la concurrence ? L’organisation d’un séminaire est la solution. Pour faire de cette réunion interactive un succès, définissez d’abord vos objectifs. Puis, choisissez vos participants selon la problématique à traiter, tout en veillant à ce que tous les métiers concernés soient présents (market research, médical, marketing, RP etc.). L’idéal est d’associer plusieurs profils à la fois : des personnes créatives, des experts confirmés et autres contributeurs qui apporteront de la dynamique au séminaire et favoriseront les interactions.
N’oubliez surtout pas de mettre en place votre cahier des charges qui devra inclure un certain nombre d’éléments importants, notamment le budget, le nombre de participants, la période, le lieu, le transport, la restauration ou encore les animations.
Tous ces détails sont indispensables pour faciliter la seconde étape de l’organisation à savoir la recherche du lieu ou de la salle.
Le choix du lieu et des prestataires
Des outils pour organiser son événement existent aujourd’hui sur le web et permettent entre autres de trouver facilement un lieu pour accueillir votre séminaire. Pour trouver l’endroit parfait, vous pouvez procéder de différentes manières : selon une région, un impératif de distance ou le nombre de participants. Si vous disposez d’un budget assez conséquent, vous pouvez aussi envisager d’organiser le séminaire à l’étranger, histoire de doubler la motivation de vos collaborateurs.
Sinon, il existe beaucoup de structures adaptées aujourd’hui qui proposent des infrastructures spécialement dédiées aux séminaristes incluant l’hébergement, les salles de réunion, la restauration et les loisirs. Bon nombre de ces lieux sont aptes à assurer l’organisation du séminaire de A à Z afin de vous décharger de cette tâche ardue. Sinon, vous pouvez également organiser tout vous-même, mais dans ce cas, il va falloir rechercher un à un vos prestataires. Comme ce travail est long et complexe, il est préférable d’engager plutôt un interlocuteur unique. Ce prestataire référent s’occupera de toute la coordination.
D’autres détails à prévoir
Ne négligez surtout pas la qualité des repas qui seront servis durant le séminaire. Cela peut avoir un impact sur l’ambiance générale et sur l’humeur des participants si la restauration ne leur plaît pas. Choisissez des formules en accord avec votre budget et optez pour des menus qui s’adaptent au goût de tous.
Le jour j, assurez-vous que le timing soit respecté à la minute près. Un retard d’une trentaine de minutes entraîne un gros décalage sur toute la journée, ce qui au final va générer des coûts supplémentaires. N’oubliez pas de prévoir des pauses afin que les participants puissent échanger entre eux. L’occasion de proposer des animations artistiques pour détendre l’atmosphère et instaurer la bonne humeur.
